La dématérialisation :Atout de performance pour les entreprises
DOSSIER SPECIAL
La dématérialisation est considérée comme un formidable levier de croissance et indéniablement comme un enjeu économique et sociétal. Elle opère un profond changement positif sur la vie quotidienne de l’entreprise.
Le contexte économique actuel soumet les entreprises à une pression de plus en plus forte et impose une véritable culture de la performance pour une meilleure efficacité opérationnelle et l’optimisation des coûts. Le contrôle des dépenses et l’augmentation de la
productivité sont au coeur des priorités et conduisent les entreprises à mener des actions de transformation se traduisant par la refonte des processus, tant opérationnels que métiers, avec comme objectif leur simplification et leur optimisation.
La transformation digitale de l’entreprise devient incontournable pour lui permettre d’interagir avec son écosystème. C’est une mutation majeure qui engendre un réel processus de changement vers l’ère de l’entreprise numérique.
Dématérialisation : Quel impact sur les processus ?
La dématérialisation représente l’un des premiers piliers de la transformation digitale des entreprises et des organismes publics. Elle consiste à substituer des supports d’information matériels par des fichiers numériques ou à créer directement des documents numériques pour les intégrer à un processus. Elle concerne tout type d’entreprise ou institution publique opérant dans tout domaine confondu. Tout organisme où entreprise désireux de dégager un avantage concurrentiel, proposer de la valeur à ses clients ou optimiser sa performance, se différencie ainsi sur le marché en optant pour les technologies de l’information et de la communication. La dématérialisation permet ainsi une meilleure gestion et facilite l’accès aux données et aux documents, qu’ils soient internes ou issus de contacts externes. Elle permet de sécuriser et d’automatiser des processus (fournisseurs, clients) souvent chronophages et à faible valeur ajoutée.
Plus globalement, ce processus d’informatisation inclut :
La dématérialisation des documents qui consiste à la numérisation des documents papier comme les courriers, les factures et les bulletins de salaire. Aujourd’hui, 80% des entreprises considèrent la conservation et l’archivage des documents sous format électronique comme un enjeu majeur. Pourtant, 64% des entreprises ne sont pas encore équipées d’un système de gestion électronique de document
La dématérialisation consiste à gérer de façon totalement électronique des données ou des documents (courriers, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs…) qui transitent au sein d’une organisation, notamment dans le cadre d’échanges avec ses clients, fournisseurs et partenaires.
La dématérialisation remplace ainsi des documents papier par des documents électroniques, première étape dans la mise en oeuvre d’une politique “zéro papier”.
La mise en place d’une solution de gestion électronique de document facilite l’intégration, l’organisation, la gestion et la récupération de ces derniers au format papier au sein de votre système d’information.
Dématérialiser les documents favorise une organisation efficace, efficiente et moins risquée, car l’information peut emprunter tous les canaux de diffusion à disposition dans l’entreprise et être partagée en temps réel avec n’importe quel interlocuteur. L’entreprise devient ainsi plus réactive vis-à-vis des clients, fournisseurs ou concurrents. Désormais l’information est classée, indexée et facilement retrouvée à l’aide de mots-clés. Les utilisateurs évitent des actions répétitives pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
La dématérialisation des documents permet aussi de limiter les coûts associés au stockage des supports papier, aux photocopies et aux expéditions de courriers et factures. Du point de vue de la sécurité, elle permet une confidentialité assurée et une maîtrise des risques car les données dématérialisées permettent de conserver l’historique des entreprises, à contrario d’un document papier mal archivé qui devient vite une information perdue. D’autre part, les documents numérisés sont protégés des dangers de détérioration liés à un incendie ou à un dégât des eaux. Aussi, la mise en place de logiciels de gestion électronique de documents vous accompagne tout au long du cycle de vie du document numérisé, que ce soit au niveau des flux entrants, flux internes (ou workflow) et flux sortants.
La dématérialisation des échanges qui est un processus accéléré par le développement d’internet, vu que la qualité et l’efficacité dans les relations avec les collaborateurs, clients et partenaires sont largement dépendantes d’une Gestion Électronique du Courrier bien maîtrisée.
Autrement dit, la dématérialisation des courriers représente une étape importante de la transformation numérique et répond à un enjeu considérable. Concrètement, dématérialiser un courrier implique l’utilisation d’une plateforme collaborative afin d’automatiser son traitement et sa distribution. Les courriers sont triés ainsi automatiquement, identifiés et classifiés dans le bon dossier. Gain de temps, réduction des délais de réponses, prises de décision plus rapides… Toutes les informations sont intégrées dans un processus métiers pour une gestion plus optimisée.
La dématérialisation des processus métier qui représente un levier de fiabilité et de productivité pour les différents services d’une entreprise (achats, comptabilité, gestion commerciale, marketing, etc.). En plus de ses bénéfices traditionnels (sécurité, mobilité, gestion simplifiée des infrastructures), le cloud facilite l’interconnexion entre différentes solutions à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise et permet ainsi de construire un système d’information à la fois robuste et flexible. Les différentes briques métiers sont interconnectées.
Ainsi, les processus métier tels que les validations de documents (achat, investissement..) sont raccourcis, les prises de décision entre différents services internes (ex : finance & marketing) ou externes (ex : processus logistiques client-fournisseurs) sont plus rapides.
Pourquoi les entreprises doivent-elles dématérialiser ?
L’entreprise émet et reçoit chaque jour de nombreuses paperasses qu’il faudrait archiver. Pour réduire le temps de classement et le besoin en espace de stockage, la dématérialisation, l’informatisation ou la numérisation est devenue une nécessité. De plus, cette technique offre tout un panel d’avantages aux utilisateurs en termes d’optimisation de performance.
1. Un avantage économique lié à la réduction des coûts
Travailler sur des fichiers numériques permet de réduire les coûts d’impression en entreprise, mais aussi les coûts liés au stockage des archives.
En moyenne, les entreprises consacrent entre 5 et 15% de leur CA à la gestion des documents papier. Sans prétendre pouvoir dématérialiser tous les documents, on comprend que les organisations ont une forte marge de progression.
Les factures constituent par exemple un support coûteux à produire, échanger et traiter.
La dématérialisation des factures est devenue un élément important de la politique de réduction des coûts des entreprises. Si les avantages d’un tel dispositif sont nombreux, le passage à l’échange de factures électroniques doit respecter plusieurs contraintes pratiques et légales, tant au niveau du protocole d’échange de facturation choisie (structurée ou non structurée), que de l’authentification des acteurs (signature électronique) ou de la conservation des documents (archivage électronique), étapes indispensables pour être en règle avec l’administration fiscale.
D’un point de vue logistique, la numérisation des documents limite la quantité de papier à stocker et permet donc de substantielles économies sur le plan de l’archivage, en réduisant le nombre de mètres carrés consacrés à celui-ci.
Ce gain de place est particulièrement intéressant pour les PME dont les locaux sont souvent saturés, et pour les entreprises externalisant leur archivage et donc s’acquittant de loyers de plus en plus élevés à la mesure de leur inflation documentaire.
Il s’agira pour l’entreprise de faire le point sur les règles encadrant ce dispositif fiscal, les différents types de dématérialisation possibles, et les étapes essentielles à la mise en place d’un tel système.
2. Un avantage organisationnel lié à l’amélioration de la performance
En limitant les impressions au profit des documents dématérialisés, les entreprises parviennent à améliorer la productivité de leurs collaborateurs. Ceux-ci perdent en effet moins de temps à chercher des fichiers numériques que des documents papier éparpillés dans les locaux.
En moyenne, un salarié passe 15% de son temps à lire une information et 50% à la chercher parmi la multitude de documents étant à sa portée. Un gain de productivité qui devrait rejaillir sur la rentabilité de l’entreprise.
De plus, l’amélioration des process internes à l’entreprise est souvent synonyme de meilleur service client car les échanges mail se font plus rapidement que les courriers, les corrections sont plus faciles, etc. C’est la garantie de relations commerciales de qualité avec vos partenaires.
La démocratisation des outils technologiques a permis de faciliter les échanges entre les clients et les fournisseurs et a rendu possible l’apparition de nouveaux canaux de distribution. Toujours plus connectés et exigeants, les clients attendent davantage de leurs relations avec leurs fournisseurs de services. Les entreprises doivent donc s’adapter à ces nouveaux comportements qui ne cessent d’évoluer et développer leur stratégie de marketing relationnel afin de se démarquer et rester compétitives.
Néanmoins, la digitalisation de la relation client ne consiste pas uniquement à créer un site internet et à être présent sur les réseaux sociaux. L’enjeu est d’utiliser les technologies afin d’interagir avec les clients, d’analyser les données récoltées et de les exploiter pour répondre au mieux à leurs attentes.
Propice au e-commerce et à tout autre contexte commercial qui évolue rapidement, l’utilisation d’une solution de gestion de la relation client (CRM) peut par exemple représenter un atout pour une entreprise. Cette solution lui permettra notamment d’identifier ses clients, d’assurer un suivi personnalisé et de les fidéliser.
Enfin, privilégier le format numérique permettra aux collaborateurs de travailler depuis n’importe quel endroit, ce qui répond à un besoin fort : le travail en mobilité.
3. Un avantage écologique lié à l’environnement
Privilégier le numérique au papier est évidemment un comportement éco-responsable à situer au coeur des valeurs des entreprises, qui deviennent de plus en plus soucieuses de leur impact écologique.
Sous les aspects écologiques, les avantages de la dématérialisation en entreprise se traduisent de différentes manières.
Gérer ses documents sur le web permet en effet de réduire son empreinte écologique avec efficacité, en consommant moins de ressources et en économisant des tonnes de papier.
Réduire le nombre d’impressions de documents et sa consommation de cartouches d’encre, c’est agir pour la protection de l’environnement.
L‘empreinte écologique du papier est en effet alarmante. Alors que 80% des forêts primaires ont disparu, 42% du bois exploité sert à fabriquer du papier. Cette industrie émet une grande quantité de gaz à effet de serre et recourt massivement à des produits chimiques dangereux.
À cet effet, tous les acteurs économiques devraient par ailleurs penser au recyclage de documents papier destinés à être jetés, en utilisant les versos non imprimés comme un cahier de brouillon par exemple.
La dématérialisation a-t-elle un Impact négatif sur l’entreprise ?
Malgré ses avantages, la dématérialisation a 2 principaux inconvénients, mais leurs impacts restent négligeables par rapport à ses points forts.
1. La sécurité des données
Le principal inconvénient de la dématérialisation concerne surtout la sécurité des données. Quel que soit le support utilisé, le risque de perte de document numérisé et de fraude est bien réel. La présence des virus ainsi que le piratage constituent un réel danger. Cependant, il est très important de veiller à la sécurité du réseau informatique. La mise en place d’un Système d’Archivage Électronique et de logiciels de protection permettra d’interdire toute modification et suppression de tous les documents numérisés.
2. L’investissement
Certes la dématérialisation est une solution qui permet de réduire l’utilisation du papier dans le traitement des documents. Or, elle nécessite un investissement assez conséquent. En effet, pour limiter le risque de se trouver avec des problèmes de stockage plus tard, il faudrait acquérir des matériels performants et modulables, car les besoins en masse de stockage augmentent chaque jour ; toutefois, ces derniers coûtent très cher.
En même temps, il faudrait également prévoir les frais d’entretien. Nous parlons aujourd’hui d’archivage en ligne, une solution très efficace pour résoudre le problème d’archivage, qui permet le stockage des données dans un endroit sécurisé, accessible à tout moment et à tout endroit, comme Google Drive ou iCloud.
La dématérialisation au Maroc
Au Maroc, la dématérialisation n’est plus optionnelle : elle est devenue bel et bien une réalité imposée par le contexte fortement concurrentiel. En l’adoptant, les entreprises privées ainsi que les administrations publiques auront la possibilité de proposer des services de bonne qualité à un niveau de sécurité confirmé et, surtout, à une vitesse inégalée permettant ainsi de créer de la valeur et d’accéder au marché mondial, permettant au Maroc d’améliorer son positionnement au niveau des meilleurs standards internationaux.
La dématérialisation constitue un projet phare du Gouvernement, lancé sous la présidence de Sa Majesté le Roi Mohammed VI le 4 juillet 2016 : le plan numérique “Maroc Digital 2020”. Plusieurs objectifs ont été fixés, dont : offrir les meilleurs services publics dématérialisés aux citoyens, notamment par l’amélioration de l’accès aux services sociaux, ensuite faire du numérique un levier de croissance inclusive et le vecteur de la transparence de la gestion publique et enfin ouvrir le Royaume sur l’économie globale en drainant les IDE vers l’économie numérique.
La dématérialisation au niveau du secteur public Marocain
Le secteur public marocain a connu une révolution digitale remarquable. Le but principal est de réconcilier le citoyen et l’administration en mettant à sa disposition l’ensemble des services proposés ainsi que les informations sollicitées. Le Ministère de l’industrie, du commerce et des nouvelles technologies a été nommé responsable de la promotion des technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un partenariat public-privé, la mutualisation des ressources et de leur utilisation au sein de l’administration publique et l’élaboration, en concertation avec les départements ministériels concernés par le programme d’administration électronique et la coordination de sa mise en oeuvre.
Pour atteindre cet objectif, le Gouvernement a engagé une politique de dématérialisation et de numérisation de nombreux documents administratifs qui commence à porter ses fruits. De nos jours, les citoyens marocains peuvent rechercher grâce à l’informatisation des procédures administratives les documents dont ils ont besoin et effectuer les démarches nécessaires pour se les procurer, sans avoir à se déplacer auprès des services compétents.
Plusieurs administrations se sont dotées d’un tel outil pour répondre aux besoins de leurs usagers ; nous parlons alors d’e-administration.
Le commerce extérieur au Maroc a mis en place PortNet, une plateforme performante initiée en 2008 par l’Agence
Nationale des Ports (Autorité Portuaire au Maroc). PortNet est le fruit de l’alliance stratégique des communautés portuaires et du commerce international. Il s’agit d’un outil propre au Gouvernement marocain visant la mise en oeuvre de plusieurs stratégies sectorielles en vue de l’amélioration du climat des affaires, des échanges commerciaux, de la compétitivité portuaire et logistique et de la généralisation, sans oublier pour autant l’innovation dans les services e-gov. En fait, PortNet est un modèle réussi pour le partenariat national entre l’administration et le secteur privé dans la perspective d’améliorer le climat des affaires.
PortNet s’est allié à l’ensemble des banques pour développer le Trade direct. Il s’agit d’une solution de gestion dématérialisée des crédits documentaires via la plateforme du guichet unique.
Comme toutes les banques, la BMCI a opté à son tour pour l’utilisation de cet outil qui lui a permis une dématérialisation de bout en bout de tout le cycle de vie des crédits documentaires, un allégement des tâches quotidiennes du front et du back office ainsi que des économies remarquables au niveau du coût lié au papier et à l’archivage.
C’est le cas aussi de la justice : les justiciables peuvent suivre l’évolution de leurs affaires. L’informatisation du registre du commerce est également de nature à rendre service à tous les acteurs qui interviennent dans le monde des affaires. La CNSS aussi permet à ses usagers d’avoir des informations concernant leur situation à travers sa plateforme DAMANCOM.
D’autres plateformes verront le jour d’ici 2020 afin de faciliter la vie quotidienne du citoyen marocain.
La dématérialisation au niveau du secteur privé au Maroc
Le secteur privé à son tour a bien eu sa part du gâteau : les entreprises marocaines sont dans l’obligation d’adhérer à l’ère de la dématérialisation afin d’être au rendez-vous et faire face aux exigences du marché, là où la concurrence devient de plus en plus acharnée.
Désormais, la dématérialisation sera présente dès la naissance de l’entreprise car même la création juridique d’une entité va se dématérialiser ; la voie électronique sera l’unique guichet pour créer une entreprise. Tous les documents y afférents devront également être déposés via une plateforme électronique nommée l’Ompic, qui constituera le guichet unique pour centraliser l’ensemble des démarches administratives.
Les centres régionaux d’investissement, les comptables, les notaires et les avocats auront la main pour intervenir via la plateforme dans le processus de création d’entreprise. Le dépôt des documents tels que les statuts de la société, le certificat négatif au format papier auprès des administrations concernées ne sera plus obligatoire.
Il permettra de mettre tout en oeuvre pour rendre ses bases de données accessibles, et faciliter les recherches en ligne.
L’utilisateur peut déjà accéder à différents moteurs de recherche, en relation avec les bases de données de l’Ompic, ainsi qu’avec des bases de données internationales, grâce à des critères de classification pertinents, et des outils informatiques conviviaux.
Zoom sur La dématérialisation du secteur bancaire
De nos jours, la dématérialisation des opérations bancaires est un enjeu majeur pour toute entreprise désireuse d’améliorer ses performances. Qu’elles en soient ou non pleinement conscientes, les entreprises sont déjà passées à la dématérialisation bancaire. Mais la consultation de ses comptes sur internet, qui a été la première brique, est loin d’être le seul levier de performance. La dématérialisation regroupe en fait toute avancée technologique permettant de substituer des documents papier par des fichiers électroniques. Dématérialisation ou autonomie des processus : ceci a un impact remarquable sur le secteur bancaire. Elle permet :
- l’amélioration de l’expérience client à travers la dématérialisation et la capture omnicanal grâce à la puissance de l’IA de l’information, l’automatisation des processus du front office au back office ainsi que la robotisation des tâches manuelles.
- La proposition des services digitaux à travers l’optimisation des parcours clients multicanaux (papier, email, web…), l’augmentation de la satisfaction client (visibilité, simplicité, réduction des délais…) et, enfin, la systématisation des contrôles et l’excellence opérationnelle.
- La réduction des coûts et l’optimisation des ressources à travers la suppression des activités à faible valeur ajoutée telles que la manipulation des documents, saisies multiples, etc., et enfin l’automatisation des contrôles ainsi que le redéploiement des ressources vers des activités plus stratégiques.
Dans la mesure où de plus en plus d’opérations peuvent désormais s’effectuer sous la forme de la dématérialisation bancaire, le sujet mérite l’attention des entreprises. Virements, listes de salaires, encaissements : pour toutes ces tâches simples, le recours à l’informatique devient une évidence. Il en va de même pour des actions plus complexes telles que la transmission des bilans comptables, la gestion des flux financiers, l’élaboration des crédocs ou encore les demandes de caution. Avec l’usage d’internet, la dématérialisation est donc appelée à se généraliser dans toutes les opérations bancaires des entreprises. Mais au Maroc, l’ouverture du compte bancaire en ligne ne s’est toujours pas dématérialisée a 100% vu que le sujet de signature électronique n’est pas encore clos.
La dématérialisation des données s’est traduite par une réorganisation des procédures de paiement au sein des entreprises. La gestion des engagements pris par les collaborateurs en mission évolue aussi : audit des besoins, sécurisation des process, émission de cartes professionnelles, centralisation et contrôle des paiements à distance. Étant la banque d’un monde qui change, la BMCI souhaite être au rendez-vous afin
de satisfaire ses clients existants et s’adapter aux mutations technologiques et digitales. Elle répondra ainsi aux exigences de la clientèle 2.0 en mettant en place des solutions de dématérialisation performantes telles que l’application BMCI NET ou le BMCI NET Entreprise qui permet au client particulier/entreprise une consultation quotidienne de son compte et l’exécution de certaines opérations, comme le virement de compte à compte, en toute sécurité et simplicité.
Nous citons aussi le BMCI e-chèque, une solution destinée aux clients Corporate Banking qui reçoivent au quotidien un grand nombre de chèques. Il s’agit d’un service de numérisation in situ des remises de chèques, doté d’une interface sécurisée VPN pour le transfert des fichiers. Les clients peuvent alors numériser leurs propres remises en toute sécurité tous les jours du lundi au vendredi jusqu’à 18h sans se déplacer. Cette solution leur permet aussi un gain important en date de valeur, un meilleur suivi des chèques, une traçabilité des données et une gestion efficace des impayés.
D’autres solutions sont en cours de développement et verront le jour dans un avenir très proche.
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